Modelo de política de gestión del documento electrónico local

El Ministerio de Hacienda y Función Pública publican el modelo de política de gestión del documento electrónico local (PGD-eL) redactado por un grupo de trabajo formado por Cosital Valencia, archiveros y técnicos de gestión documental y Atial

El Ministerio de Hacienda y Función Pública ha indicado que será utilizado como punto de partida en el Grupo de Trabajo de Documento, Expediente y Archivo-e del Comité Sectorial de Administración Electrónica.

El documento contiene el texto de un modelo de Política de Gestión Documental Local, el Cuadro de Clasificación Funcional y el índice de series documentales que permitan la gestión de los documentos electrónicos del Ayuntamiento dentro del Esquema Nacional de Interoperabilidad, así como una serie de anexos que ayudan a comprender el entorno de aplicación del esquema de metadatos.

La aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), regula el procedimiento administrativo, íntegramente electrónico, tanto para dictar actos administrativos como para la elaboración de normas. La norma impone la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, derogando y asumiendo en gran parte el contenido de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Las normas relativas a archivo electrónico entrarán en vigor, según la Disposición Final 7ª, a los dos años de la entrada en vigor de la Ley (el 2 de octubre de 2017).

Resulta esencial, tanto por las propias necesidades de la gestión documental como por las demandas derivadas de la aplicación de la administración electrónica, regular la política de gestión documental del Ayuntamiento.

El 28 de abril de 2016 se constituyó en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna un grupo de trabajo multidisciplinar, con el reto de elaborar un modelo de Política de Gestión del Documento Electrónico Local (PGD-eL) que pudiera servir de base para las PGD-eL de todas las entidades locales españolas. Dicho grupo contó con representantes del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local de la provincia de Valencia (COSITAL), Asociación de Técnicos de Informática de Administración Local (ATIAL) y un grupo de archiveros y técnicos de gestión documental, integrado de la siguiente manera:

-Francisco Sanchis Moreno, Archivero en la Diputación de Valencia.

-Juan P. Galiana Chacón, Archivero del Ayuntamiento de la Vall d’Uixó.

-Amparo Cabo Lluesma, Responsable de Informática del Ayuntamiento de Moncada y miembro de ATIAL.

-Manuel D. Serrat Olmos, Responsable de la Unidad de Sistemas e Innovación Tecnológica del Consorcio Provincial de Bomberos de Valencia y miembro de ATIAL.

-Teresa Martínez Año, Jefa del Área de Modernización del Ayuntamiento de Paterna, coordinadora del grupo de Administración electrónica de ATIAL.

-Fernando Torregrosa Navarro, del Departamento de Informática del Ayuntamiento de Xirivella, Presidente de ATIAL.

-Borja Colón de Carvajal, Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón.

-Miguel H. Javaloyes Ducha, Vicesecretario del Ayuntamiento de Xirivella, miembro de COSITAL Valencia.

-Ylenia Díaz Morán, Secretaria del Ayuntamiento de Moncada, miembro de COSITAL Valencia.

-Santiago Pons Sala, departamento de informática del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.

-César Herrero Pombo, Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna y miembro del FORO XÁTIVA-COSITAL VALENCIA.

Debe hacerse constar el apoyo incondicional de COSITAL Valencia, a través del vocal de formación de COSITAL Valencia, Sr. Lorenzo Pérez Sarrión, así como el apoyo del Ministerio de Hacienda y Función Pública, especialmente por parte de los Sres. Miguel Ángel Amutio Gómez (Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Hacienda y Función Pública) y Gerardo Bustos Pretel (Subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones en el Ministerio de Hacienda y Función Pública).

Como se expone en la introducción del documento, la Estrategia TIC AGE 2015-2020 contempla, en la línea de acción 5, la necesidad de “facilitar la creación de equipos interdisciplinares para el diseño de los servicios digitales”.

En el subsector local es imprescindible buscar espacios de convergencia entre Archiveros, Informáticos y Secretarios municipales, desde una aproximación multidisciplinar que facilite una visión completa de los aspectos de la técnica archivística y documental, de las TIC y de los aspectos jurídicos de cualquier política pública encaminada a la implantación efectiva de la Administración digital.

Hay que resaltar el consenso alcanzado por los tres sectores profesionales implicados (Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local de la provincia de Valencia, Asociación de Técnicos de Informática de Administración Local y Archiveros y Gestores de Documentos participantes) respecto a la centralidad de la gestión documental en la Administración digital.

Jornadas de Trabajo de la Unión de Directivos Territoriales de Europa (UDITE)

El Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) acoge, este fin de semana, la Jornada de trabajo y Comité Ejecutivo de UDITE.

El Consejo General de Cosital forma parte de UDITE desde su creación. El objetivo de la Unión es promover relaciones entre las asociaciones profesionales de Secretarios, Interventores y Tesoreros que trabajan en las Entidades Locales europeas, compartir información, compartir experiencias profesionales, contribuir al realce, a la mejora del papel y las funciones de los ayuntamientos y a los fines de la Unión europea.

En esta Jornada se van a tratar cuestiones como la selección y formación de directivos locales, el municipalismo europeo y técnicas de lenguaje no verbal, con la participación de COSITAL, UDITE, la Federación Española de Municipios y Provincias y la Federación Europea de Municipios.

Udite es miembro observador permanente del Consejo de Europa.

Jornadas descentralizadas del Consejo General en los colegios territoriales

Esta semana COSITAL se “desplaza” a Salamanca, Zamora, León y Gijón, tras visitar la semana pasada, Ciudad Real, Cuenca y Albacete. En cada una de estas ciudades se van a celebrar Jornadas englobadas dentro de una iniciativa del Consejo General de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local, que se puso en marcha en el año 2015.

Las jornadas, patrocinadas por PIXELWARE y de carácter gratuito, tienen por finalidad acercar contenidos de máxima actualidad a todos los colegios, ahorrando coste de desplazamiento y tiempo a los colegiados. 

El contenido de estas jornadas es muy amplio, pues se abordan cuestiones tan diversas, como la actualización económica financiera atendiendo a las actualizaciones realizadas por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas; responsabilidad de los habilitados, contratación electrónica, mangement y habilidades directivas.

Tras dos años, desde el nacimiento de esta iniciativa, son muchas las provincias que se han visitado para acercar a los funcionarios de habilitación nacional los servicios que presta COSITAL, como son la formación presencial y online homologada por el INAP, la asistencia letrada, la póliza de responsabilidad civil y la defensa penal, entre otros. 

A través de la plataforma www.cositalnetwork.es, la comunidad profesional de COSITAL, el año pasado, se atendió a más de 1700 alumnos y se contestaron unas 1000 consultas sobre diversas materias de interés para los funcionarios de habilitación nacional, como son, urbanismo, personal, servicios públicos, contratación, etc.

Con todas estas acciones, COSITAL pretende seguir reforzando la relación con los colegios y afianzar los lazos entre estos y el Consejo.

VI Curso de gestión y dirección de pequeños y medianos municipios

La gran mayoría de los Municipios españoles no supera los 10.000 habitantes y sus ayuntamientos tienen una estructura organizativa mínima en cuyo vértice se sitúan profesionales que acumulan prácticamente toda la problemática jurídica, económica y de gestión.

Este esquema se repite en medianos municipios que además acusan un incremento en la problemática organizativa y administrativa que sigue pivotando alrededor de reducidos puestos técnicos.

Ambos, coinciden en la estrecha relación con los cargos políticos y con los ciudadanos. Todo ello sumado a la heterogeneidad del territorio hace necesaria una formación descentralizada y plural de los profesionales al frente de estas entidades locales, que incida exhaustivamente en los aspectos prácticos.

COSITAL, consciente de esta necesidad y con la colaboración, asesoramiento y apoyo del Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) puso en marcha los “Cursos de Gestión y Dirección de Pequeños y Medianos Municipios” dirigidos a Secretarios-Interventores, Secretarios, Interventores, Tesoreros, empleados públicos y todo tipo de profesionales que presten sus servicios en municipios que no superen los 10.000 habitantes.

La actual edición, ya la sexta, da comienzo este lunes y concluye en septiembre. El programa se encuentra adaptado a la Ley de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local, la Ley de Transparencia, las leyes de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de Régimen Jurídico del Sector Público.

Especial relevancia se concede a la sostenibilidad económica local, a la priorización de las políticas públicas, la racionalización del sector instrumental, el impulso de la administración electrónica y la dinámica de innovación.

La coordinación de estos cursos corre a cargo de Eulalio Ávila, Titular del Órgano de Apoyo a la Junta de Gobierno del Ayuntamiento de Fuenlabrada y Valentín Merino, Secretario General del Ayuntamiento de Valladolid.

En la foto: Eulalio Ávila Cano.